Gran parte del contraccolpo contro i protocolli di sicurezza per la prevenzione dei contagi da Covid-19 è dovuto alla questione dei diritti inerenti alla libertà di scelta personale. Le richieste sono state accolte ricordando che gli altri partecipanti e il personale dell’evento hanno diritto alla sicurezza.
Dall’altra parte però, ci sono potenziali partecipanti che potrebbero sentirsi riluttanti a partecipare agli eventi di persona per paura che troppi fattori di sicurezza non siano garantiti.
Per questo gli Event Manager si stanno organizzando in modo tale da poter far fronte alle esigenze sia delle persone che vogliono partecipare dal vivo ma con tutti i protocolli di sicurezza, che per le persone che temono per la propria salute e preferiscono partecipare da remoto.
Vediamo allora come l’agenzia di eventi catania si sta organizzando nell’organizzazione di eventi ibridi.
Coinvolgere i partecipanti nel processo di pianificazione degli eventi
L’imprevedibilità è stata uno dei principali fattori che hanno contribuito alle riserve che molti hanno sulla partecipazione di persona agli eventi durante la pandemia. Tenendo presente questo è fondamentale garantire che i potenziali partecipanti siano completamente informati su cosa aspettarsi da un evento ben prima che inizi. La conoscenza è potere, e così è la scelta..
Poche settimane prima di un evento ibrido potresti invitare i potenziali partecipanti un microsito dove possono sapere di più sulle procedure di sicurezza e prendere decisioni sulla loro esperienza personalizzata.
Stabilendo un numero massimo di partecipanti dal vivo, puoi far scegliere a loro il posto a sedere all’interno di un rendering 3D realistico e mostrando la distanza fra una poltroncina ed un’altra.
Allo stesso modo, assicurati che gli spettatori da remoto possano scegliere la giusta inquadratura dei relatori così da non perdersi nulla durante gli interventi.
Mantenere le regole di sicurezza chiare e coerenti
Tra coloro che sono riluttanti a seguire le linee guida sulla sicurezza, una delle più grandi lamentele è stata la mancanza di chiarezza e coerenza quando si tratta sia delle regole stesse che della loro applicazione.
Per facilità d’uso, i dettagli sull’ accesso dei partecipanti puoi inviarli tramite l’app mobile dell’evento. Assicurati che sia le indicazioni che l’app siano intuitive in modo da essere chiare e precise per i partecipanti.
Check-in contactless
Il check-in senza contatto e il processo di screening sanitario dell’evento potranno contribuire a prevenire interruzioni anche momentanee delle distanze sociali e delle regole sull’uso delle mascherine sanitarie.
Utilizza un software di riconoscimento facciale e facilita le registrazioni senza contatto, ma presenta un ovvio problema nell’era del Covid-19.
Assicurati di essere in grado di misurare la temperatura di ogni partecipante, eliminando in questo modo la necessità per il personale dell’evento di svolgere questo ruolo di screening sanitario.
Rispetta gli standard minimi per un evento
Per quanto la tecnologia avanzata aiuti, a volte una pianificazione ponderata può andare altrettanto lontano. E parte di questo implica la creazione di un design per l’evento che non contraddica le regole di sicurezza dell’organizzatore.
Nell’interesse di offrire ai partecipanti una scelta più ampia, alcuni organizzatori di eventi hanno implementato un sistema di braccialetti con codice colore in base al quale i partecipanti possono esprimere le proprie preferenze di distanza sociale. Il problema con questo approccio è che il suo braccialetto verde spesso stabilisce uno standard minimo – inclusi abbracci e strette di mano – che è chiaramente incoerente con le regole di distanza sociale che richiedono ai partecipanti di mantenere una distanza di 1,8 metri.
